ASISTENȚĂ - REDACTARE ACTE, PROGRAMĂRI, RELAȚIILE CU BIROUL NOTARIAL


1. Ce presupune întocmirea unui act notarial?


Întocmirea unui act este o adevărată artă, deoarece sunt necesare mai multe etape procedurale, precum: acordarea unei atenții deosebite în vederea constatării eventualelor falsuri; stabilirea adevăratelor raporturi dintre părți; verificarea unor sarcini, a unor procuri, a existenței tuturor anexelor necesare, a validității actelor, a calității de proprietar sau a calității persoanei care întocmește actul (mandatar, uzufructuar, chiriaș, comodatar etc.), a posibilității de întocmire a actului (să nu existe vreo interdicție specială impusă de lege), a identității și capacității părților, a voinței lor de a face actul, a îndeplinirii unor formalități speciale în cazul persoanelor cu dizabilități, a calculării precise a impozitelor și taxelor datorate diverselor instituții (administrația financiară, ANCPI etc.), etape a căror lipsă ar putea duce fie la nulitatea sau ineficacitatea actului, fie la lipsirea sa de anumite avantaje pe care legea le-ar conferi în cazul în care ar fi fost întocmit în mod corespunzător.

Actul trebuie astfel întocmit încât să preîntâmpine eventualele litigii dintre părți și să le protejeze de abuzuri sau de însăși ineficiența actului. Dacă nu ar fi respectate etapele de mai sus, actul nu ar fi întocmit corespunzător și ar putea cauza prejudicii părților sau terților.


Mergi la începutul paginii



2. Cât durează întocmirea unui act notarial? Este nevoie de programare?


Întocmirea unui act notarial nu presupune doar completarea unui model, ci și îndeplinirea întregii proceduri prevăzute de lege pentru actul respectiv, și durează în funcție de complexitatea lui, de timpul care trebuie alocat formalităților premergătoare, precum și de alți factori.


Actele notariale simple - declarații, procuri, legalizări etc. - se întocmesc fără programare, adică imediat însă în limita disponibilității, în funcție de aglomerația din biroul notarial și de programările din momentul respectiv.


Programarea este necesară pentru actele complexe sau pentru cele care necesită formalități suplimentare - verificări, radieri de sarcini etc., cum ar fi actele translative de proprietate (vânzare, donație), actele de dezmembrare sau de alipire etc. a căror întocmire poate dura 2-3 zile, timp dat și de durata formalităților premergătoare (obținerea extrasului de carte funciară).


Actele a căror procedură presupune mai multe etape sau termene, cum ar fi divorțurile sau succesiunile, nu au nevoie de programare pentru prima etapă (depunerea cererii), dar au nevoie de programare pentru termenele ulterioare.


Mergi la începutul paginii



3. Cu ce trebuie să mă prezint la notarul public pentru o consultație?


Pentru o consultație notarială nu este obligatoriu să vă prezentați cu vreun act, deoarece, în urma analizei problemei expuse de dumneavoastră, vi se va comunica o listă cu actele necesare, pe care urmează să le prezentați și care vor fi analizate mai departe.


Cu toate acestea, pentru operativitate, e bine să aveți asupra dumneavoastră toate actele pe care le considerați relevante în legătură cu problema dată, urmând să aprecieze notarul public importanța și necesitatea acestora.

Enumerarea actelor care ar putea avea relevanță poate fi găsită în secțiunea Acte necesare.


Mergi la începutul paginii



4. Oferiți consultații și prin e-mail?


Nu se recomandă folosirea e-mail-ului sau a formularului de contact pentru consultații notariale. Datorită complexității spețelor, pentru a putea fi analizată și apreciată corect fiecare situație în parte, în majoritatea cazurilor este necesară o discuție amplă cu clientul, adeseori fiind nevoie de informații suplimentare față de cele expuse inițial. De asemenea, unele consultații sunt taxabile și nu pot fi acordate prin e-mail.


Prin e-mail sau prin formularul de contact, ne puteți contacta pentru una dintre problemele de mai jos, iar pentru restul situațiilor – inclusiv pentru problemele cu caracter notarial – vă recomandăm să veniți la sediul nostru. Așadar, contactați-ne prin mijloace electronice pentru:

  1. diverse probleme cu caracter informativ sau administrativ;

  2. programarea unui act notarial;

  3. trimiterea de anexe pentru pregătirea unui act notarial (anexe pe care urmează să ni le prezentați ulterior în original);

  4. colaborarea cu noi de natură comercială (în situația firmelor de papetărie, librărie sau alte servicii) sau de orice altă natură;

  5. exprimarea mulțumirilor sau nemulțumirilor dv., după caz;

  6. semnalarea unor nereguli în cadrul site-ului;

  7. anunțarea comportamentului necorespunzător al unuia dintre angajații noștri;

  8. alte probleme simple care pot fi soluționate și prin e-mail.


Mergi la începutul paginii



5. Am venit la notariat și am discutat cu secretarii, dar nu am ajuns până la notar. Consultațiile pot fi date și de secretari?


Conform prevederilor Legii 36/1995, consultația notarială veritabilă se acordă doar de notarul public. Personalul nostru este însă bine pregătit și de multe ori, în special în situațiile tipice, clientul pleacă mulțumit după discuția cu secretarul, știind ce are de făcut, urmând să interacționeze cu notarul mai târziu, la depunerea cererii și pe măsură ce procedura notarială avansează în îndeplinire. Adesea oamenii se interesează, pentru început, despre actele și procedurile prealabile încheierii unui contract.


Cu toate acestea, nimănui nu i s-a refuzat și nu i se va refuza accesul la notarul public, ba dimpotrivă, persoanele care au insistat asupra confidențialității problemei lor au sărit peste discuția preliminară cu secretarii și au fost invitate direct în biroul notarului public, cu toate că prevederile legii privind secretul profesional se aplică întregului personal.


Este posibil însă ca accesul la notarul public să nu poată fi efectuat imediat. Actele programate, precum și anumite proceduri sau operațiuni de natură urgentă, vor fi preluate și îndeplinite cu prioritate. De aceea în unele cazuri, pentru consultația notarială este necesară efectuarea unei programări.


Mergi la începutul paginii



6. Am zărit notarul pe stradă și am alergat după el să-i spun problema mea, dar n-am avut prea mare succes, deși ar fi durat doar un minut.


Acest lucru se întâmplă cu o oarecare frecvență în localitățile mai mici și în general ține de etichetă. Lăsând la o parte faptul că, dacă notarul se afla pe stradă în timpul orelor de program, cu siguranță se grăbea să ajungă la o deplasare sau să se întoarcă la birou, subliniem că pentru acordarea consultațiilor este nevoie de un cadru adecvat; uneori, este necesară așezarea lucrurilor pe hârtie, pentru ca notarul să poată reprezenta grafic problema și detaliile acesteia, mai ales în cazul succesiunilor, unde trebuie efectuată schema succesorală. Trebuie pornit de la premisa că notarul nu cunoaște detaliile pe care le cunoaște clientul, astfel că imaginea prefigurată de acesta nu coincide cu imaginea clientului asupra problemei și tocmai de aceea trebuie conturată cât mai bine cu putință.


Imaginați-vă cum ar fi ca o persoană să-și întâlnească dentistul pe stradă și să deschidă gura pentru a-i arăta cea mai nouă carie și vă veți face o idee de ce niciun profesionist nu agreează asemenea abordări.


În plus, adesea discuțiile de „un minut” se întind pe parcursul a cel puțin o jumătate de oră, timp care poate fi alocat discuției în cadrul biroului notarial, nu pe stradă sau în alte locuri publice, astfel încât notarul să se poată concentra asupra problemei, să poată asigura secretul profesional și să găsească soluția cea mai bună.


Mergi la începutul paginii



7. Efectuați deplasări?


Conform legii, putem efectua acte în afara sediului biroului (cu deplasare), în limita disponibilității și în următoarele situații:

  • persoana este nedeplasabilă sau greu deplasabilă;

  • persoana se află în arest sau în detenție;

  • există un număr mai mare de persoane interesate, aflate într-un anumit loc;

  • în alte cazuri justificate.


Condițiile și limitele în care pot fi efectuate deplasările sunt descrise în pagina specială a secțiunii „Servicii” din cadrul acestui site.


Citește mai mult | Mergi la începutul paginii



8. Pot solicita un serviciu notarial în zile nelucrătoare sau în afara orelor de program?


În afara orelor de program și în zilele nelucrătoare, inclusiv sâmbăta și duminica, ne putem servi clienții doar în situația actelor importante și urgente care nu pot suferi amânare și doar în limita disponibilității.


În măsura posibilității, se recomandă efectuarea unei programări pentru zilele de sâmbătă și duminică, altfel șansele de a vă putea servi în aceste zile sunt invers proporționale cu intervalul de timp dintre momentul în care solicitați serviciul și momentul în care ar trebui să ajungeți la sediul nostru.


Onorariile aferente serviciilor solicitate în afara orelor de program sau în zilele nelucrătoare vor fi majorate, având în vedere și faptul că pentru efectuarea acestor servicii este necesară și mobilizarea personalului notarial.


Mergi la începutul paginii



9. I-am prezentat detaliat notarului problema, iar când am adus și partea cealaltă, i-au fost adresate întrebări de parcă nu s-ar fi știut deja situația, insistându-se asupra unor aspecte care i-ar fi putut determina răzgândirea, temerea sau precauții suplimentare. De ce acest comportament nepotrivit, de parcă s-ar fi lucrat împotriva mea?


Acesta nu este un comportament nepotrivit, ci dimpotrivă, așa ar trebui să procedeze notarul care își îndeplinește activitatea cu profesionalism, respectând legea, regulamentul de aplicare și codul deontologic. Amabilitatea notarului public nu trebuie confundată cu altceva, iar notarul însuși nu trebuie confundat cu avocatul; el nu lucrează pentru o parte sau pentru cealaltă, ci trebuie să fie imparțial și să deslușească adevăratele raporturi dintre părți.

Atunci când părțile se prezintă în același timp și îi transmit împreună notarului intențiile pe care le au, acesta își poate contura o imagine mai bună asupra înțelegerii lor decât atunci când părțile se prezintă pe rând sau când una dintre ele nu participă la discuții de la început.


Notarul public trebuie să se asigure că voința celeilalte părți corespunde situației care i s-a prezentat, altfel poate interveni un viciu de consimțământ pentru că partea se poate afla în eroare, sau poate lipsi consimțământul cu desăvârșire atunci când partea de fapt nu dorește să încheie actul (în felul în) care i s-a prezentat notarului.
Aceste hibe trebuie evitate iar notarul trebuie să îndeplinească procedura sau actul care corespunde intenției părților. Dacă sunt neconcordanțe între cele relatate de părți sau dacă voința lor nu este comună, atunci părțile trebuie să reia negocierile pentru a clarifica toate aspectele.


Mergi la începutul paginii



10. Faceți angajări?


Este greu de răspuns la o asemenea întrebare în pagina de asistență pentru că nevoia de a angaja nu este permanentă, dar pentru că aceasta este o întrebare adresată des, am inclus-o aici, în încercarea de a-i formula un răspuns.


Ca orice instituție, din când în când, căutăm să angajăm personal pe diverse posturi - în general, secretar sau arhivar. Acest lucru se întâmplă destul de rar, pentru că angajații noștri au fost selectați cu grijă în vederea alcătuirii unui personal stabil, iar dacă se ivește un post disponibil, sunt șanse mari ca acesta să fie cu caracter temporar.
Pentru mai multe informații, am inclus în cadrul site-ului o pagină dedicată acestui subiect, unde veți regăsi cerințele noastre.


Citește mai mult | Mergi la începutul paginii



11. Am fost deranjat de comportamentul unui angajat al biroului dv. Ce-i de făcut?


Angajații sunt la rândul lor oameni iar comportamentul le poate fi influențat de diverse stări (supărare, frustrare, stress) și ar putea fi neadecvat față de unul sau mai mulți clienți.

Avem convingerea că personalul biroului nostru tratează toți clienții într-un mod politicos și considerăm că într-un birou notarial, la fel ca în orice altă instituție, trebuie să primeze respectul față de clienți, colaboratori și față de oameni în general, iar problemele personale, greutățile și neplăcerile angajaților trebuie lăsate deoparte.

Cu toate acestea, ne cerem scuze dacă vreunul dintre angajații biroului nostru s-a comportat necorespunzător față de dumneavoastră. Dacă în calitate de client al biroului nostru considerați că ați fost tratat în mod necorespunzător de către un angajat, aveți posibilitatea de a vă adresa notarului public fie direct, solicitând audiență, fie indirect, prin intermediul mijloacelor de comunicare puse la dispoziție în cadrul acestui site.


Mergi la începutul paginii



12. De ce atunci când sun înapoi pe numărul dumneavoastră îmi răspunde altă persoană decât cea cu care tocmai am vorbit?


De regulă se întâmplă acest lucru atunci când încercați să luați legătura cu noi pe numărul de fix de pe care ați fost sunat. Dacă sunați pe telefoanele mobile ale notarului/secretarilor, nu veți întâmpina această problemă. Numerele de telefon mobil nu sunt publicate pe site, ele fiind comunicate doar clienților care au acte în desfășurare la biroul nostru.


Explicația constă în faptul că unele dintre numerele noastre de telefon sunt redirijate permanent, altele sunt redirijate automat către primul operator liber. De aceea dacă ați apelat înapoi pe numărul de pe care ați fost sunat, este posibil să nu nimeriți aceeași persoană, sau s-ar putea ca operatorul nostru să poarte convorbirea de pe telefonul mobil, deși dumneavoastră ați sunat pe fix.


Acest lucru este valabil doar pentru apelurile primite pe numerele de telefon fix și am recurs la această metodă atât din dorința de a veni în sprijinul clienților prin încercarea de a asigura mereu un operator liber (mai ales în cazul celor care sună pe numărul de la sediul nostru secundar, unde nu avem program permanent) cât și datorită ușurinței în a echilibra costurile și a gestiona posturile telefonice, alternativa utilizării unui aparat fix pentru fiecare număr fiind neconvenabilă.


Un alt avantaj este acela că unele numere sunt redirijate doar în timpul programului de lucru, în timp ce numărul de urgență (0372.765.266) este în permanență redirijat, inclusiv în week-end. Nu uitați însă că urgențele le asigurăm în limita disponibilității, deci dacă ați apelat acel număr dar nu vi s-a răspuns și nu ați fost sunat înapoi, cel mai probabil ați avut ghinionul să nu vă putem ajuta în ziua/intervalul orar respectiv.

Costurile redirijării sunt suportate de noi, apelul dumneavoastră nefiind taxat suplimentar față de costul normal al convorbirii.


Mergi la începutul paginii



13. De ce nu reușesc să vă trimit fax?


Pentru transmisii fax avem un număr dedicat: 0351.818.525 - de aceea vă rugăm să nu solicitați ton de fax sunând pe alte numere, deoarece ne aflăm în imposibilitatea tehnică de a vi-l da, acela fiind unicul număr pe care putem primi faxuri.


Notă: numărul nostru de fax a fost portat în rețeaua Vodafone de la operatorul inițial. Întrucât nu s-a efectuat corespunzător „provizionarea” numărului în cadrul operațiunii de portare, documentele care ne-au fost transmise prin fax în perioada decembrie 2016 - 15.03.2017 nu au fost primite de noi, deși expeditorilor le apăreau ca recepționate.

Faxul nostru este virtual (documentele sunt redirecționate către o adresă de e-mail) iar confirmarea de primire este trimisă automat de sistemul electronic al operatorului actual - în cazul de mai sus fiind trimisă în mod eronat.

Ne cerem scuze pentru eventualele neplăceri și vă mulțumim pentru înțelegere.


Mergi la începutul paginii

Într-un birou notarial, oamenii interacționează mai întâi cu personalul biroului, care va prelua, cu amabilitate, problemele fiecărui client. Actele clienților vor fi programate în funcție de anumite criterii (urgența actului, durata formalităților prealabile și timpul necesar îndeplinirii procedurii). Clienții vor fi îndrumați către instituțiile corespunzătoare pentru obținerea unor documente suplimentare, dacă va fi cazul, atunci când nu pot fi obținute direct de biroul notarial. Deși prima interacțiune a clienților va fi cu secretarii biroului, ei vor fi îndrumați și consiliați în cele din urmă de notarul public. Consultația notarială este un serviciu prevăzut de Legea 36/1995.

În această secțiune veți găsi răspunsuri la întrebările dumneavoastră. Am încercat să acoperim cele mai des întâlnite situații și nelămuriri din activitatea notarială.

Aveți o întrebare la care nu găsiți răspuns? Adresați-ne-o folosind formularul de contact și vom încerca să vă răspundem, iar dacă o vom considera de interes general, o vom adăuga aici împreună cu răspunsul aferent.

Mereu în sprijinul oamenilor

Biroul Individual Notarial Ionașcu Nicolae