ASISTENȚĂ - REDACTARE ACTE, PROGRAMĂRI, RELAȚIILE CU BIROUL NOTARIAL


1. Ce presupune întocmirea unui act notarial?


Întocmirea unui act este o adevărată artă, deoarece sunt necesare mai multe etape procedurale, precum: acordarea unei atenții deosebite în vederea constatării eventualelor falsuri; stabilirea adevăratelor raporturi dintre părți; verificarea unor sarcini, a unor procuri, a existenței tuturor anexelor necesare, a validității actelor, a calității de proprietar sau a calității persoanei care întocmește actul (mandatar, uzufructuar, chiriaș, comodatar etc.), a posibilității de întocmire a actului (să nu existe vreo interdicție specială impusă de lege), a identității și capacității părților, a voinței lor de a face actul, a îndeplinirii unor formalități speciale în cazul persoanelor cu dizabilități, a calculării precise a impozitelor și taxelor datorate diverselor instituții (administrația financiară, ANCPI etc.), etape a căror lipsă ar putea duce fie la nulitatea sau ineficacitatea actului, fie la privarea părților de anumite avantaje pe care legea le-ar conferi în cazul în care ar fi fost întocmit în mod corespunzător.


Actul trebuie astfel întocmit încât să reprezinte voința exprimată a părților, să preîntâmpine eventualele litigii dintre acestea și să le protejeze de abuzuri sau de însăși ineficiența actului. Dacă nu ar fi respectate etapele de mai sus, actul nu ar fi întocmit corespunzător și ar putea cauza prejudicii părților sau terților.


Mergi la începutul paginii



2. Cât durează întocmirea unui act notarial? Este nevoie de programare?


Întocmirea unui act notarial nu presupune doar redactarea înscrisului respectiv, ci și îndeplinirea întregii proceduri prevăzute de lege pentru actul respectiv, și durează în funcție de complexitatea lui, de timpul care trebuie alocat formalităților premergătoare, precum și de alți factori.


Actele notariale simple - declarații, procuri, legalizări etc. - pentru care, în mod normal, programarea nu ar fi fost necesară, ci doar recomandată pentru eficientizarea activității, și care puteau fi efectuate chiar și fără programare, dar în limita disponibilității, în funcție de aglomerația din biroul notarial și de lucrările aflate în curs de desfășurare în momentul respectiv. În prezent, datorită pandemiei de COVID-19, programarea este necesară și pentru aceste acte, pentru a evita suprapunerile și pentru a limita cât mai mult timpul pe care îl petrece clientul în biroul notarial.


Actele complexe necesită programare, precum și actele care necesită formalități suplimentare - verificări, radieri de sarcini etc., cum ar fi actele translative de proprietate (vânzare, donație etc.), actele de dezmembrare sau de alipire etc. a căror întocmire poate dura câteva zile, timp dat și de durata formalităților premergătoare (obținerea extrasului de carte funciară ș.a.).


Actele a căror procedură presupune mai multe etape sau termene, cum ar fi divorțurile sau succesiunile, nu au nevoie de programare pentru prima etapă, aceea a depunerii cererii (deși este recomandată), dar au nevoie de programare pentru termenele ulterioare.


Mergi la începutul paginii



3. Cu ce trebuie să mă prezint la notarul public pentru o consultație?


Pentru o consultație notarială nu este obligatoriu să vă prezentați cu vreun act, deoarece, în urma analizei problemei expuse de dumneavoastră, vi se va comunica o listă cu actele necesare, pe care urmează să le prezentați și care vor fi analizate mai departe.


Cu toate acestea, pentru operativitate, e bine să aveți asupra dumneavoastră toate actele pe care le considerați relevante în legătură cu problema dată, urmând să aprecieze notarul public importanța și necesitatea acestora.

Enumerarea actelor care ar putea avea relevanță poate fi găsită în secțiunea Acte necesare.


Mergi la începutul paginii



4. Oferiți consultații și prin e-mail?


Nu se recomandă folosirea e-mail-ului sau a formularului de contact pentru consultații notariale. Datorită complexității spețelor, pentru a putea fi analizată și apreciată corect fiecare situație în parte, în majoritatea cazurilor este necesară o discuție amplă cu clientul, adesea fiind nevoie de informații suplimentare față de cele expuse inițial. De asemenea, unele consultații sunt taxabile și nu pot fi acordate prin e-mail.


Prin e-mail sau prin formularul de contact, ne puteți contacta pentru una dintre problemele de mai jos, iar pentru restul situațiilor – inclusiv pentru problemele cu caracter notarial – vă recomandăm să veniți la sediul nostru. Așadar, contactați-ne prin mijloace electronice pentru:

  1. diverse probleme cu caracter informativ sau administrativ;

  2. trimiterea de anexe pentru pregătirea unui act notarial (anexe pe care urmează să ni le prezentați ulterior în original);

  3. colaborarea cu noi de natură comercială (în situația firmelor de papetărie, librărie sau alte servicii) sau de orice altă natură;

  4. exprimarea mulțumirilor sau nemulțumirilor dv., după caz;

  5. semnalarea unor nereguli în cadrul site-ului;

  6. alte probleme simple care pot fi soluționate și prin e-mail.


Mergi la începutul paginii



5. Am venit la notariat și am discutat cu secretarii, dar nu am ajuns până la notar. Consultațiile pot fi date și de secretari?


Conform prevederilor Legii 36/1995, consultația notarială veritabilă se acordă doar de notarul public. Personalul nostru este însă bine pregătit și de multe ori, în special în situațiile tipice, clientul pleacă mulțumit după discuția cu secretarul, știind ce are de făcut, urmând să interacționeze cu notarul mai târziu, la depunerea cererii și pe măsură ce procedura notarială avansează în îndeplinire. Adesea oamenii se interesează, pentru început, despre actele și procedurile prealabile încheierii unui contract.


Cu toate acestea, nimănui nu i s-a refuzat și nu i se va refuza accesul la notarul public, ba dimpotrivă, persoanele care au insistat asupra confidențialității problemei lor au sărit peste discuția preliminară cu secretarii și au fost invitate direct în biroul notarului public, cu toate că prevederile legii privind secretul profesional se aplică întregului personal.


Este posibil însă ca accesul la notarul public să nu poată fi efectuat imediat. Actele programate, precum și anumite proceduri sau operațiuni de natură urgentă, vor fi preluate și îndeplinite cu prioritate. De aceea în unele cazuri, pentru consultația notarială este necesară efectuarea unei programări.


Mergi la începutul paginii



6. Durează numai un minut să relatez problema; este nevoie de programare chiar și pentru consultații?


Adesea, discuțiile de „un minut” sunt, de fapt, cele mai lungi. Chiar dacă timpul de expunere a problemei este scurt, nu putem afirma același lucru și despre timpul de prezentare a soluției, cu toate amănuntele.

Trebuie avut în vedere faptul că notarul nu cunoaște toate detaliile pe care le cunoaște clientul, astfel că imaginea prefigurată de acesta nu coincide cu imaginea clientului asupra problemei și tocmai de aceea trebuie conturată cât mai bine cu putință. Uneori, este necesară așezarea lucrurilor pe hârtie, pentru ca notarul să poată reprezenta grafic problema și detaliile acesteia, mai ales în cazul succesiunilor, unde trebuie efectuată schema succesorală.


Așadar, pentru eficacitate, se recomandă efectuarea unei programări pentru consultații, chiar și pentru acelea care, în teorie, ar dura doar „un minut”. Se vor evita astfel așteptările inutile, iar notarul va avea timpul necesar să se poată concentra asupra problemei, să poată asigura secretul profesional și să găsească soluția potrivită.


Mergi la începutul paginii



7. Efectuați deplasări?


Conform legii, putem efectua acte în afara sediului biroului (cu deplasare), în limita disponibilității și în următoarele situații:

  • persoana este nedeplasabilă sau greu deplasabilă;

  • persoana este privată de libertate;

  • există un număr mai mare de persoane interesate, aflate într-un anumit loc;

  • în alte cazuri justificate.


Condițiile și limitele în care pot fi efectuate deplasările sunt descrise în pagina specială a secțiunii „Servicii” din cadrul acestui site.


Citește mai mult | Mergi la începutul paginii



8. Pot solicita un serviciu notarial în zile nelucrătoare sau în afara orelor de program?


În afara orelor de program și în zilele nelucrătoare, inclusiv sâmbăta și duminica, ne putem servi clienții doar în situația actelor importante și urgente care nu pot suferi amânare și doar în limita disponibilității.


În măsura posibilității, se recomandă efectuarea unei programări pentru zilele de sâmbătă și duminică, altfel șansele de a vă putea servi în aceste zile sunt invers proporționale cu intervalul de timp dintre momentul în care solicitați serviciul și momentul în care ar trebui să ajungeți la sediul nostru.


Onorariile aferente serviciilor solicitate în afara orelor de program sau în zilele nelucrătoare vor fi majorate, având în vedere și faptul că pentru efectuarea acestor servicii este necesară și mobilizarea personalului notarial.


Mergi la începutul paginii



9. Am solicitat o consultație; am expus problema mea. Când s-au prezentat toate părțile, notarul le-a adresat întrebări de parcă n-ar fi cunoscut deja situația. De ce?


Nu este nimic neobișnuit în acest lucru, ci dimpotrivă, așa ar trebui să procedeze notarul care își îndeplinește activitatea cu profesionalism, respectând legea, regulamentul de aplicare și codul deontologic. Rolul notarului nu trebuie confundat cu cel al avocatului; el nu lucrează pentru o parte sau pentru cealaltă, ci trebuie să fie imparțial și să deslușească adevăratele raporturi dintre părți.

Atunci când părțile se prezintă în același timp și îi transmit împreună notarului intențiile pe care le au, acesta își poate contura o imagine mai bună asupra înțelegerii lor decât atunci când părțile se prezintă pe rând sau când una dintre ele nu participă la discuții de la început.


Notarul public trebuie să se asigure că voința celeilalte părți corespunde situației care i s-a prezentat, altfel poate interveni un viciu de consimțământ pentru că partea se poate afla în eroare, sau poate lipsi consimțământul cu desăvârșire atunci când partea de fapt nu dorește să încheie actul (în felul în) care i s-a prezentat notarului.
Aceste neajunsuri sunt de evitat, iar notarul trebuie să îndeplinească procedura sau actul care corespunde intenției părților. Dacă sunt neconcordanțe între cele relatate de părți sau dacă voința lor nu este comună, atunci părțile trebuie să reia negocierile pentru a clarifica toate aspectele.


Mergi la începutul paginii



10. Faceți angajări?


Este greu de răspuns la o asemenea întrebare în pagina de asistență pentru că nevoia de a angaja nu este permanentă, dar pentru că aceasta este o întrebare adresată des, am inclus-o aici, în încercarea de a-i formula un răspuns.


Ca orice instituție, din când în când, căutăm să angajăm personal pe diverse posturi - în general, secretar sau arhivar. Acest lucru se întâmplă destul de rar, pentru că angajații noștri au fost selectați cu grijă în vederea alcătuirii unui personal stabil, iar dacă se ivește un post disponibil, sunt șanse mari ca acesta să fie cu caracter temporar.
Pentru mai multe informații, am inclus în cadrul site-ului o pagină dedicată acestui subiect, unde veți regăsi cerințele noastre.


Citește mai mult | Mergi la începutul paginii



11. Am fost deranjat de comportamentul unui angajat al biroului dv. Ce-i de făcut?


Avem convingerea că personalul biroului nostru tratează toți clienții într-un mod politicos, așa cum au fost instruiți și cum ar trebui să se întâmple oriunde în societate, și considerăm că într-un birou notarial, la fel ca în orice altă instituție, trebuie să primeze respectul față de clienți, colaboratori și față de oameni în general, iar problemele personale, greutățile și neplăcerile angajaților trebuie lăsate deoparte.


Cu toate acestea, nu putem neglija faptul că angajații sunt la rândul lor oameni iar comportamentul le poate fi influențat de diverse stări (supărare, frustrare, stress) și ar putea fi, în situații excepționale, neadecvat față de unul sau mai mulți clienți.

De aceea, ne cerem scuze dacă vreunul dintre angajații biroului nostru s-a comportat necorespunzător față de dumneavoastră. Dacă în calitate de client al biroului nostru considerați că ați fost tratat în mod necorespunzător de către un angajat, aveți posibilitatea de a vă adresa notarului public fie direct, solicitând audiență, fie indirect, prin intermediul mijloacelor de comunicare puse la dispoziție în cadrul acestui site.


Mergi la începutul paginii



12. De ce nu reușesc să vă trimit fax?


Pentru transmisii fax avem un număr dedicat: 0351.818.525 - de aceea vă rugăm să nu solicitați ton de fax sunând pe alte numere, deoarece ne aflăm în imposibilitatea tehnică de a vi-l da, acela fiind unicul număr pe care putem primi faxuri.


Notă: numărul nostru de fax a fost portat în rețeaua Vodafone de la operatorul inițial. Întrucât nu s-a efectuat corespunzător „provizionarea” numărului în cadrul operațiunii de portare, documentele care ne-au fost transmise prin fax în perioada decembrie 2016 - 15.03.2017 nu au fost primite de noi, deși expeditorilor le apăreau ca recepționate.

Faxul nostru este virtual (documentele sunt redirecționate către o adresă de e-mail) iar confirmarea de primire este trimisă automat de sistemul electronic al operatorului actual - în cazul de mai sus fiind trimisă în mod eronat.

Ne cerem scuze pentru eventualele neplăceri și vă mulțumim pentru înțelegere.


Mergi la începutul paginii

Într-un birou notarial, oamenii interacționează mai întâi cu personalul biroului, care va prelua, cu amabilitate, problemele fiecărui client. Actele clienților vor fi programate în funcție de anumite criterii (urgența actului, durata formalităților prealabile și timpul necesar îndeplinirii procedurii). Clienții vor fi îndrumați către instituțiile corespunzătoare pentru obținerea unor documente suplimentare, dacă va fi cazul, atunci când nu pot fi obținute direct de biroul notarial. Deși prima interacțiune a clienților va fi cu secretarii biroului, ei vor fi îndrumați și consiliați în cele din urmă de notarul public, consultația notarială fiind un serviciu prevăzut de Legea 36/1995.

În această secțiune veți găsi răspunsuri la întrebările dumneavoastră. Am încercat să acoperim cele mai des întâlnite situații și nelămuriri din activitatea notarială.

Aveți o întrebare la care nu găsiți răspuns? Adresați-ne-o folosind formularul de contact și vom încerca să vă răspundem, iar dacă o vom considera de interes general, o vom adăuga aici împreună cu răspunsul aferent.

Notar public Ionașcu Nicolae

 

Mereu în sprijinul oamenilor