ÎNCHEIERILE NOTARIALE - PRECIZĂRI GENERALE


Încheierea notarială este instrumentul prin care notarul public îndeplinește o procedură; este elementul scriptic în care se consemnează momentul și etapele îndeplinirii procedurii, constatările notarului public și - acolo unde este cazul - investirea actului cu o anumită formulă sau forță juridică, procedura definitivându-se prin semnătura notarului public și prin aplicarea sigiliului acestuia.

Nu toate încheierile notariale se referă la acte încheiate de părți, respectiv nu toate se aplică direct pe înscrisul părților. În general, încheierile din cadrul procedurii succesorale, cu excepția încheierii finale, sunt cele care cuprind doar constatări ale notarului public cu privire la ședința succesorală. De asemenea, există și încheieri de sine stătătoare - de exemplu încheierea de rectificare, de certificare sau de legalizare a specimenului de semnătură.


Toate încheierile notariale care se aplică unui înscris conferă dată certă acelui înscris.



PREZENTARE COMPARATIVĂ a principalelor încheieri notariale


Principalele încheieri notariale care se referă la/se aplică actelor încheiate de părți, sunt:

  • încheierea de autentificare;
  • încheierea de legalizare de semnătură;
  • încheierea de dată certă.


Mai jos prezentăm o comparație sumară între aceste încheieri notariale.


Caracteristici comparative
Încheierea de autentificare
Încheierea de legalizare de semnătură
Încheierea de dată certă
Asemănări și deosebiri între aceste tipuri de încheieri notariale

● certifică faptul că actul s-a încheiat la o anumită dată:

DA

 DA*

 DA*

● certifică faptul că actul a fost semnat de anumite persoane (notarul public verifică identitatea părților):

DA

DA

NU

● conferă titlu executoriu:

   DA**

    NU***

    NU***

● conferă actului o prezumție de autenticitate și validitate, părțile putându-și dovedi drepturile și obligațiile chiar cu actul încheiat, fără dovezi suplimentare, proba contrară revenindu-i celui care îl contestă:

DA

NU

NU

● notarul public verifică actele de proprietate (sau actele care atestă alte drepturi), asigurându-se că partea corespunzătoare este titularul dreptului respectiv (de proprietate, sau alt drept):

DA

NU

NU

● notarul public verifică și capacitatea părților, asigurându-se că acestea sunt apte să încheie actul juridic respectiv, având așadar capacitatea și discernământul cerute de lege:

DA

    NU****

NU

● notarul public cenzurează conținutul actului, asigurându-se că este corect și în conformitate cu voința părților:

DA

NU

NU

● notarul public verifică actul pentru a se asigura că nu conține clauze imorale și nu este contrar legii și bunelor moravuri:

DA

     DA*****

     DA*****

● acolo unde este cazul, se verifică situația bunului pentru a exista certitudinea că este liber de sarcini și servituți, că nu face obiectul vreunui litigiu și că nu sunt notate promisiuni, sechestre asigurătorii etc.:

DA

NU

NU

● în cazul bunurilor imobile, se blochează cartea funciară pentru a se evita cazul dublelor/multiplelor înstrăinări:

DA

NU

NU

● actele au de obicei termen permanent sau foarte mare, de păstrare în arhivă:

DA

NU

NU

● semnăturile părților sunt protejate prin eliberarea de duplicate

        DA ******

NU

NU

________________________________

*)        data certă este cea a înregistrării în Registrul General Notarial (și consemnată în încheiere) și nu data specificată de părți în act (presupunând că diferă);

**)       în cazul unei creanțe certe și lichide (de la data la care aceasta a devenit exigibilă - art. 639 din Codul de procedură civilă), precum și în alte cazuri prevăzute de lege;

***)      excepție: contractele de comodat cu dată certă constituie titlu executoriu cu privire la obligația de restituire, în cazul încetării prin expirarea termenului sau prin decesul comodatarului;

****)     notarul public nu verifică în totalitate aceste aspecte întrucât nu cenzurează conținutul înscrisului, dar nu va aproba procedura dacă vreuna dintre persoanele semnatare nu are discernământ;
*****)    începând cu 18 iunie 2014 - data când a fost republicată Legea 36/1995.

******)   începând cu 11 august 2013 - data când a intrat în vigoare noul Regulament de aplicare al Legii 36/1995.



CUM ALEGEM ÎNCHEIEREA NOTARIALĂ


În momentul în care optăm pentru o încheiere sau alta, trebuie să avem în vedere următoarele lucruri:

  • unde vom folosi actul juridic respectiv;

  • dacă se întrezărește riscul ca vreuna dintre părți sau altă persoană interesată (moștenitorii uneia dintre părți sau un terț creditor) să încerce contestarea semnăturii sau a conținutului actului;

  • dacă una dintre încheierile notariale pe care am ales-o își justifică prețul în comparație cu o altă încheiere, „mai slabă” ca și „putere juridică”, dar care s-ar potrivi la fel de bine situației sau actului;

  • dacă legea cere o anumită formă pentru încheierea actului respectiv.


Exemple:

  1. două persoane au vândut/cumpărat un teren printr-un act sub semnătură privată. Pentru ca vânzarea să poată produce efecte juridice, părțile trebuie să meargă la notariat. Având deja actul redactat, părțile ar putea solicita notarului public darea de dată certă pe acest act, fiind o procedură mai accesibilă, dar pentru că legea prevede în mod obligatoriu forma autentică pentru vânzarea de terenuri, părțile vor fi nevoite să opteze pentru încheierea de autentificare, pentru siguranța pe care o oferă aceasta sub toate aspectele, inclusiv sub aspectul forței probante.

  2. o persoană închiriază alteia un autoturism. Părțile au cunoștințe juridice suficiente pentru a încheia un contract de închiriere sub semnătură privată, dar doresc trecerea acestuia printr-un filtru suplimentar, acela al notarului public, știind că autoritățile au mai multă încredere într-un act notarial, acesta având o forță probantă mai mare. În plus, doresc certificarea faptului că actul a fost semnat într-adevăr de ele și nu de altcineva. Nu doresc să opteze pentru un contract de închiriere în formă autentică pentru că de regulă aceasta este o procedură mai scumpă și care nu ar fi neapărat necesară în acest caz. Nu pot opta nici pentru darea de dată certă pentru că în cazul acesta notarul nu ar stabili identitatea părților, și atunci au la dispoziție varianta încheierii de legalizare de semnătură, când notarul public verifică actul pentru a nu fi contrar legii și bunelor moravuri, stabilește identitatea părților și atestă faptul că acestea au semnat contractul cunoscându-i conținutul.

  3. Asociații unei societăți cu răspundere limitată se întrunesc în adunarea generală și iau o hotărâre pe care o consemnează într-un înscris semnat de cei prezenți. Această hotărâre urmează a fi prezentată instituțiilor corespunzătoare (de exemplu, la ORC). Instituția are nevoie să știe dacă hotărârea este de dată recentă sau mai veche, iar acest lucru se atestă prin încheierea de dată certă.



ACTE PENTRU CARE LEGEA CERE ÎN MOD OBLIGATORIU FORMA AUTENTICĂ


Legea prevede forma autentică ad-validitatem (adică obligatorie pentru însăși validitatea actului) la încheierea următoarelor acte:

  • vânzarea terenurilor și a construcțiilor;

  • contractele de donație*, indiferent de obiect, chiar și atunci când sunt încheiate ca acte separate, sub forma ofertei de donație, respectiv a acceptării acesteia;

  • contractele de ipotecă;

  • contractele de fiducie**;

  • renunțarea la un drept;

  • renunțarea expresă la succesiune;

  • revocarea unui legat;

  • consimțământul dat în cazul reproducerii umane asistată medical cu terț donator;

  • actul constitutiv al oricărei societăți care are bunuri imobile aduse ca aport la capitalul social, precum și actele prin care se majorează capitalul social prin subscrierea ca aport în natură a unor bunuri imobile;

  • actele constitutive ale cooperativelor agricole și ale societăților în nume colectiv sau în comandită simplă, precum și actele adiționale;

  • actul constitutiv, actele de majorare a capitalului social și prospectul de emisiune, în cazul societăților pe acțiuni care se constituie prin subscripție publică.

________________________________
*)   excepție fac darurile manuale, în limita a 25.000 lei
**)  fiducia este operațiunea juridică prin care unul sau mai mulți constituitori transferă drepturi reale/de creanță/garanții ori alte drepturi patrimoniale, prezente sau viitoare, către unul sau mai mulți fiduciari care le exercită cu un scop determinat, în folosul unuia sau mai multor beneficiari.


De asemenea, potrivit principiului simetriei de forme, trebuie încheiate în formă autentică toate actele prin care se modifică, se sting sau devin ineficace înscrisurile întocmite în formă autentică sau pentru care legea a prevăzut obligatoriu forma autentică, precum și procurile referitoare la acestea.



ALTE ACTE AUTENTICE


Înscrisul autentic este cel elaborat de funcționarul public, notarul public sau alt agent instrumentator competent în formele și limitele atribuțiilor prevăzute de lege. Așadar, pe lângă actele notariale, există și alte acte care pot fi autentice. Dintre acestea, enumerăm:

  • actele de stare civilă;
  • hotărârile judecătorești;
  • titlurile de proprietate.


Trebuie precizat faptul că, pe lângă notarii publici, și personalul misiunilor diplomatice sau consulare pot autentifica acte, ei având calitatea de agent instrumentator, potrivit legii.
De asemenea, sunt considerate acte autentice, acele acte întocmite în străinătate, care au caracter autentic, adică au încheiere de autentificare sau au fost supuse unei proceduri similare, și care sunt recunoscute în România, potrivit normelor de drept internațional privat.



Alte încheieri notariale


Cele trei tipuri de încheieri descrise mai sus nu sunt singurele întâlnite în activitatea notarială. Pe lângă acestea, mai întâlnim, în cadrul altor proceduri notariale, și alte tipuri de încheieri:


  • Încheierea de legalizare copie - se folosește în cazul legalizărilor de copii de pe înscrisurile prezentate de părți. Încheierea atestă faptul că acea copie este conformă cu originalul, menționându-se particularități speciale ale documentului (deteriorat, plastifiat etc.)

  • Încheierea de legalizare a semnăturii traducătorului - prin intermediul căreia notarul public atestă faptul că traducerea a fost efectuată într-adevăr de un traducător autorizat, conform legii.

    Procedurile a căror finalitate se realizează prin intermediul acestor două tipuri de încheieri sunt descrise în pagina de asistență - secțiunea „Actele și contractele notariale”.
    Citește mai mult.

  • Încheierea de legalizare a specimenului de semnătură sau a sigiliului - prin intermediul căreia notarul public atestă faptul că semnătura sau sigiliul ștampila) aparțin unei persoane fizice, respectiv juridice;

  • Încheierea de primire în depozit - a bunurilor, a înscrisurilor și a documentelor prezentate de părți, precum și a sumelor de bani, a altor bunuri, înscrisuri sau documente găsite cu ocazia inventarului succesoral, în limita spațiului și utilităților de care dispune biroul notarial;

  • Încheierile specifice procedurii succesorale. Acestea sunt încheierile de ședință prin care notarul consemnează evenimentele de la termenele stabilite în cadrul dezbaterii unei succesiuni; distingem între încheierea de amânare, încheierea de suspendare, de repunere pe rol, și cea mai importantă încheiere - încheiere finală, în baza căreia se eliberează certificatul de moștenitor sau certificatul de calitate de moștenitor.
    Procedura succesorală este descrisă în pagina de asistență.
    Citește mai mult.

  • Încheierea de certificare.
    Notarul public poate certifica mai multe fapte, pe care le constată personal, și care sunt descrise sumar în lista de mai jos.


Faptele care pot fi certificate de notarul public:

1.

faptul că o persoană se află în viață;

2.

faptul că o persoană se află într-un anumit loc;

3.

faptul că persoana din fotografie este aceeași cu persoana care cere certificarea;

4.

faptul că o persoană, ca urmare a unei somații sau notificări, s-a prezentat ori nu într-o anumită zi și la o anumită oră într-un anumit loc, precum și declarația acesteia;

5.

rezultatele tombolelor, tragerilor la sorți, concursurilor, loteriilor publicitare, organizate de entități autorizate în conformitate cu acte normative speciale, dacă nu sunt date, prin lege, în competența altor organe;

6.

certificarea site-urilor, programelor informatice sau a altor produse, dacă nu sunt date, prin lege, în competența altor organe;

7.

certificarea altor fapte care nu sunt date în competența exclusivă a altor organe.


Încheierile prezentate sumar în această secțiune sunt specifice diverselor servicii notariale. Lista serviciilor notariale este descrisă detaliat în pagina corespunzătoare.

Citește mai mult.


Biroul Individual Notarial Ionașcu Nicolae

 

Mereu în sprijinul oamenilor

Judecând după nume, s-ar putea crede că încheierea notarială atestă faptul că un (contr)act a fost încheiat efectiv. În cele mai multe cazuri, într-adevăr, ea este elaborată concomitent cu momentul încheierii efective a actului, dar acest lucru nu este obligatoriu, pentru că există și încheieri de respingere - când notarul public nu poate încheia actul, încheieri de îndreptare sau amânare - când se rectifică un act sau se amână o procedură, sau încheieri de ședință - când se constată doar îndeplinirea anumitor cerințe sau etape procedurale, fără a se întocmi un act propriu-zis.


Încheierile notariale nu trebuie confundate cu actul în sine, ele fiind spațiul special din înscris, aparte de conținutul convenției părților, care cuprinde mențiunile notarului public, semnătura și sigiliul acestuia, adică acele elemente care conferă înscrisului caracterul său oficial.


Încheierea face distincția între actele notariale și cele sub semnătură privată, adică acele acte semnate de părți și încheiate fără intervenția unui agent instrumentator (cum ar fi notarul public sau funcționarul diplomatic/consular).